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働き方改革のカギは業務部門のIT活用にあり

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みなさま、こんにちは。私はITエンジニアとして25年以上のキャリアを重ね、情報システム部門のお客様先を中心に業務支援を行っております。最近ではセールス活動にも参加し、業務部門のお客様とも会話することが多くなってきました。
その中で実感していることがあります。それは、業務部門と管理部門とのIT活用におけるギャップです。「更なる働き方改革」が求められる現在、IT活用により業務部門の仕事には多くの変革のチャンスがあります。
今こそ自らの新たな行動が求められる時機です。このコラムを通じて一緒に考えてみませんか?

1.業務部門のIT化

昨今のIT化が進む中、業務部門はどれほど働き方が変わってきているでしょうか?DX、BOX、SaaS、RPA、IoT、クラウド、5Gなど、さまざまなIT関連の最新キーワードを耳にします。確かに会社から提供される業務は変わりつつあり、業務全般(生産計画、品質管理、在庫管理、資産管理、EDIなど)のシステム化が進み、効率化が図られてきました。
しかしながら、一人の人間が行う"おしごと"視点で考えてみるとどうでしょうか。なぜか紙や書き物をするシーンを思い浮かべてしまいませんか?
さらに仕事で使うITを考えると、多くの方がOfficeやAccess、eメールなどを真っ先に思い浮かべます。中でも「Excel」は何でもできて頼りになるソフトウェアです。上司に資料作成を依頼されれば「Excel」で作成し、情報が足らなければ「Excel」で収集し、管理部門に報告するためにも「Excel」を利用してしまう。個人課題や部内課題、社内提案するための資料をまとめるのに、「Excel」は大変便利です。
いかがでしょうか。ちまたで話題のIT化と実際の業務改革にギャップを感じます。

2.今も昔もExcel

ずいぶんと昔になりますが、私が入社したころの話です。私は、2000年以前に工場で勤務していました。主な業務として納期回答や棚卸、実績集計やロット計画を行い、これらの業務ツールとしてExcelを利用していました。
はじめに、営業担当者とのやり取りをExcelと電話で行います。そして、その結果と工場の現状を収集したExcelをふまえて作業計画を立てます。最後はExcelを紙に印刷して上司へ相談し、手書きでの修正をへて資料は完成となります。
この時に利用していたExcel95には、VBAやマクロを使って入力チェックが行われていました。自動でチェックされるのは大変便利ですが、業務変化に伴い発生するメンテナンスに苦労していたことを思い出します。VBAやマクロでプログラミングをしてしまうと業務が属人化されるといいます。理由として、プログラム作成者は拘りを強く持っており、考えを理解して見直すのはとても厄介で難しいからだと考えています。
そして悲しいことに、現在も同じようなスタイルが続いてはいないでしょうか?20年以上も経過しているのでシステム化された業務もありますが、会社から提供される基幹系システムへ入力するための作業に、Excelはいまだに利用されています。他にも全社で統一した標準規格のExcelやチームレベルで手軽に利用しているExcelなど、さまざまな業務をExcelで補っているところが多いように思えます。

3.業務部門の効率化

業務部門も新たなシステムが導入されるまで待っているわけではありません。人的・時間的制約や再発防止の観点、安全性を考慮しながら、日々業務改善を続けています。当然、標準化や費用対効果も加味して考えますが、残念なことに改善策として思いつくITツールはOfficeから離れられません。新たなExcelも作成するし、項目の増減や共通テンプレートの改修も行います。場合によっては、VBAやマクロ、Accessを用いたハイレベルなプログラミングも行い、Excelで業務運用しています。
なぜここまでExcelなのでしょうか。これは自分だけのことを考えて作成しているわけではなく、関連部門や派遣スタッフにも容易に業務が行えるよう考慮しているからと考えます。Excelのように現在利用しやすいITツールを使えば、業務の効率化は始めやすいでしょう。
ただしこれは企業全体の最適化ではなく、部門における個別最適となります。個別最適は各部門の特色に沿った効率化であり、企業全体で最適化や標準化がされたわけではありません。例えば同じExcelを部門横断で展開するケースを考えてみましょう。
この例ではA部門では必須入力の項目列が、B部門では固定値のため入力できないようにしたいとします。この場合、B部門内部では該当列を表示させない修正をしてしまうように、展開先の部門で誤記入や混乱を防ぐための対策をしてしまうことが多く見受けられます。他にも備考欄や説明欄を、部門独自で利用することもよくあります。
このような細かい改善は、それぞれの部門の効率化につながっていくものの、全体の標準化からは離れてしまいます。

4.これからのExcel業務

Excelはお客様とも資料共有でき、学校でも教えらるほど文献が豊富に存在し、エンドユーザコンピューティング(※プログラマではない人がアプリケーション作成することを支援するコンピュータシステムとプラットフォーム)としても利用できます。このように、ほとんど変わらず30年ほど続いてきたExcel業務をなくすことは至難の業です。しかし昨今の企業の考え方として、さまざまな情報を蓄えて管理・共有し、新たな発想や効率的な活動(DX)につなげようとしているのは紛れもない事実です。当然加速していくでしょう。
私が考えるExcel業務は、その業務、その部門に合った最適化がなされており、今後も効率化を進めていく手段の1つと想定しています。そのためExcel業務を無くすのではなく、『Excelをもっと柔軟に連携させること』を作り手側と考えることが重要です。
企業が求めているのは、Excelではなくその中身(データ)です。ただ単にExcelを作るのではなく、CSV形式への出力や、AccessやDBに書き込むなどデータを提供することを意識した作りが必要とされます。自部門を含めた社内外のデータを活用することで、今までにない新たな改善や効率化に取り組んでいけるでしょう。
とはいえ、VBAやマクロなど複雑なExcel運用は属人化の原因となり、維持メンテナンスが課題となります。ところが今ではこのような課題を回避できるクラウドサービスが安価に提供されています。
これからの業務部門を支える人は、システム部門のようなIT知識とまでは言いませんが、さまざまなサービスの存在を知り、使いこなすことが期待されます。
今あるExcelをどのように利用できるか、どのような情報を合わせて分析することができるか、はたまたExcel以外のサービスが使えないかと意識することが重要です。
その結果、新たな業務改善や働き方改革が行え、更なる企業や部門の成長に貢献できます。IT化は待つのではなく、自らがIT化を取り組む必要があります。

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