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コラム|おしごと改革らぼ

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毎月やってる非定型業務はありませんか

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こんにちは。おしごと改革らぼの冨樫です。
Ranabaseのカテゴリでは、職場によくある非効率な業務と、簡単にできる予防策・改善策を例に挙げながら、業務改善のコツやセオリーをご紹介してゆきたいと思います。今回は「毎月やってる非定型業務はありませんか」です。

1.定型業務と非定型業務 

定型業務とは、文字通り何度も繰り返し行うために定型化された業務のことを指します。その多くはシステム化され、手順がマニュアル化され、担当者がこの仕事を任される際には教育や一定期間のOJTが提供されることが一般的です。一方、非定型業務とは、前述のようにしっかりと定型化されていない仕事全般、どうやって進めるかをその都度考える業務を指します。事業、商品、サービスなどの企画系業務、臨機応変な対応が求められるプロジェクト活動や営業活動などに多いと言えるでしょう。

 経理には定型業務が多い、営業には非定型な業務が多いといった部門による傾向はありますが、どの部門にも必ず定型業務も非定型業務も存在するものです。本稿で目を付けていただきたいのは、そのうち「しっかりと整理すれば定型化できるはずなのに、いつまでも非定型業務だと思い込んで、毎月のように試行錯誤している業務」がないでしょうか? という点です。

2.業務は非定型な状態から定型的な状態へ移ってゆく

 会社を立ち上げた直後は全てが非定型業務です。仕事の手順、職務分掌、守べきルール、記録すべき情報、利用するシステムなどが明確に固まっていないからです。しかし、年月が経つにつれてこれらが徐々に整備され、業務は定型化されてゆきます。しかし、この定型化を推進するという活動には終わりがありません。新しい非定型業務が次々と生まれてくるからです。

 例えば、さまざまな業務において、重要なお客様から急ぎの依頼があると、「特急対応」が指示されます。よくある例外対応の一種ですが、初めは例外だと思っていたことが、いつの間にか常態化してしまうことがあります。もし、例外が常態化してきているのであれば、それはもはや例外ではなく、定型化すべき時期になったとみなすべきでしょう。特急が走るということは普通便が待たされるということですが、その際の基準や体制、承認・通知プロセス、共有すべき情報などを定めて明らかにすれば良いのです。非定型業務の頻度が増えて来たら、定型化して業務改善するチャンスだと思うようにしましょう。

3.業務を定型化することのメリット

 業務が定型化されることのメリットは言うまでもないかもしれませんが、改めて整理してみましょう。

  • ミスが減る、品質の底上げになる
  • 属人化が防げる
  • 仕事の教育や引き継ぎがしやすい (人材の流動性が増す)
  • 管理しやすくなる
  • 見える化できる、進捗や成果を定量化しやすくなる
  • 改善サイクルを回せるようになる
  • 自動化、システム化、デジタル化しやすくなる (ロボットに任せることもできる)
  • アウトソースも可能となる
  • 社員はより付加価値の高い仕事に集中できる


 RPAの活用やDXの推進にとって、業務の定型化は避けて通れないステップですね。

4.業務定型化のレベル分け

 さて、業務の定型化といっても実は様々なレベルがあります。優先度の高い順に挙げてみましょう。

  1. 繰り返し利用する情報をマスタ化して定型化する
  2. イベント(仕事の開始条件)のパターンを定型化する
  3. インプットやアウトプット情報のフォーマットを定型化する
  4. 業務の手順自体を定型化する

 初めから全てを一気に定型化できなくても良いのです。業務を繰り返す中で、マスタを定型化しておこう、イベントのパターンを整理してみよう、情報のインプット・アウトプットを定型化しよう、と進めてゆきます。業務ステップがしっかりと定型化できるのは最終段階ということになります。

 上記のような定型化があって始めて、今度は部署間やシステム間の情報連携をシステム化しよう、ワークフローシステムを検討しようという段階になります。これらのソリューションについては本サイトのその他のサービスをご参照ください。

5.まとめ

 業務改善というと定型業務を対象としたシステム化・自動化のことが思い浮かぶかもしれません。それはそれで重要なのですが、本稿では「非定型業務を定型化すること」が業務改善の始まりですよ、という話をさせていただきました。

 仕事の開始条件を明確化する、インプット・アウトプットを明確にする、業務の手順を明確化するという行為は業務フローを描く作業そのものです。定型化された業務でなければ正確な業務フローは書けません。逆に言えば、業務フローを書こうとしてみると、どこが十分に定型化されていないか、に気づくことができます。

 弊社が提供中の業務改善ツール Ranabase では、予め用意された凡例やガイドラインに従っていただくことで、誰でも簡単に業務フローの作成に取り組むことができます。是非皆様も不断の業務定型化に取り組んでみてください。

 
Ranabaseの製品サイトはこちら (https://lp.ranabase.com)
業務を可視化し継続的に改善する方法を学ぶブログ (https://kaerujuku.jp)

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