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コラム|おしごと改革らぼ

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よく見かける非効率な業務 (その1) 〜 ファイル添付のメールをやめよう

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はじめまして。おしごと改革らぼの冨樫です。
「Ranabase」のカテゴリでは、職場によくある非効率な業務と、簡単にできる予防策・改善策を例に挙げながら、業務改善のコツやセオリーをご紹介してゆきたいと思います。
初回は「ファイル添付のメールをやめよう」です。

1. ファイル添付のメールを送受信する時の課題

オフィスワークにおいては、エクセルやワードやパワーポイントのファイルをメールに添付して同僚に送付するというシーンがよくありますが、次のような経験はないでしょうか。

送る側として
・添付し忘れてしまった
・古い版のファイルを送ってしまった

もらう側として
・もらったはずだが大量のメールに埋もれて探すのに一苦労した
・何度も同じファイルをダウンロードしてしまった
・どれが最新のファイルかわからなくなった
・複数人から同じようなファイルが送られてきて誰の分かわからなくなった

いずれの場合も、解決するのにそこそこの時間を費やすことになります。下手をすると相手に電話して再送してもらって、また電話で礼を言うなんてことも。こんなことにならないようにと、メール送付前によくよく確認を行い、相手にご迷惑をかけないよう工夫することがマナーだと、昔は教わったものですが、昨今では事情が変わって来たようです。
メールにファイルを添付して送ること自体をやめてみてはどうでしょうか。

2.ファイル添付メールの代替策

BOXやGoogle Drive等のオンラインストレージサービス (ファイルをクラウドに保存して共有できるサービス)が普及し、ネットワークのスピードも十分に速くなってきた近年では、ファイルをローカルPCに置いておく必要性がなくなりつつあります。動画やゲームでさえストリーミングで間に合うのですから、オフィスのドキュメントごとき、オンラインで十分ですよね。
オンラインストレージサービスでは、フォルダやファイル毎にアクセス権も設定出来ますし、変更は自動的に履歴が取られ、元に戻すことも出来ます。複数人で同時編集も出来るので、ローカルPCで作業して関係者に送ってレビューをもらうよりも、効率的に共同作業が可能です。
多くの企業でそのような環境が整ってきているにもかかわらず、未だに物理ファイルをメールに添付して送るという「慣習」が残っていないでしょうか。言うまでもなく、ファイル共有をしたければ、ファイルリンク(URL)を伝えれば良い訳です。これを社内ルールとして徹底させれば、前述の問題は一気に解決します。
若い世代は初めからクラウドなので当たり前だと思いますが、そうではない世代には教えてあげないと自然には変わりません。クラウドストレージサービスを導入するだけではなく、その使い方をちゃんとルール化し徹底させないと、本来の効果が得られなくなってしまいますね。

3.「やめる」は最強

さて、「やめる」という選択は、いくつかある業務改善の型の中で最強です。やめることによって、やること(業務ステップ)が少なくなる、これにより工数が削減されますし、やらなければミスが起こる可能性はゼロになります。「業務ステップを少なくする」ということが業務改善の本質なんですね。紙に印刷することをやめる、捺印することをやめる等も同様の理由で効果抜群です。

紙を使うことをやめた事例を一つお話しします。
あるメーカーでは商品の販促キャンペーンを行う際、代理店からキャンペーン申込用紙を郵送してもらうことで受け付けていました。これを受付する担当者は受領した郵便物から申込用紙を取り出し、クリアファイルに入れ、バーコードを貼って、システム入力担当者に渡し、システム担当者がシステムに入力、その際に申し込み内容に不備がみつかるとコールセンターにクリアファイルごと回し、コールセンターが不足情報を聞き出して再度システム入力担当者の所に戻ってきます・・・この業務を業務フローで書き表すと、郵便の受付からシステム入力を完了するまで20ステップほどになりました。この20の業務ステップ中にミスが起きるポイント、やり直しのループに陥るポイントがいくつもあります。これに対し、改善後の姿はお察しの通りです。紙で受付することをやめ、代理店にWebから入力できるようにしたところ、5ステップ程度の業務になります。効果抜群。
この事例の中にはやめる事以外にもいくつかの業務改善のセオリーが含まれていますが、その詳細はまた今度にします。今回は「やめる」は最強と覚えて下さい。

 

4.まとめ

 やめられるならやめることが一番なのですが、そうもゆかない場合は、束ねる、バラす、入れ替える、簡素化する等の手を考えてゆくことになります。このようなことを検討するためには、業務フローを描いてみた方が良い訳ですが、そのためのお手軽ツールとして当社では Ranabase (ラーナベース) というWebサービスを展開中です。Ranabaseの利用を前提とした少し技術的なノウハウはコミュニティーの方に投稿させて頂きますので、併せてご期待下さい。

製品サイトはこちら (https://lp.ranabase.com

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