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コラム|おしごと改革らぼ

令和4年1月1日に施行された「令和3年度改正 電子帳簿保存法」について、改正による変更点と、どのような準備が必要かをご紹介いたします。

電子帳簿保存法とは 法改正で何をすればいいの?

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電子帳簿保存法改正って何をすればいいの?

みなさんこんにちは。おしごと改革らぼの小柳です。

令和4年1月1日から、「令和3年度改正 電子帳簿保存法」が施行されました。
コロナウィルス感染症によるリモートワーク増加の背景を受けて、大きくペーパーレスを促進する内容になり、対応に頭を悩まされた方も多かったと思います。
最も影響の大きかった請求書などの電子取引データの保存義務化は、対応が間に合わなかった会社、改正を知らなかった会社も多かったこともあり、令和3年12月10日に公開された「令和4年度税制改正大綱」と令和3年12月27日に公開された「法令解釈通達」により、2年間の宥恕(ゆうじょ *1)措置となりました。しかし『2年も時間がある…』と棚上げしているわけにもいきません。長く続きコロナ禍でリモートワークを継続している企業も多く、令和5年10月に開始するインボイス制度を見据えて電子インボイス化に舵を切る企業が増えてくると予想されます。変わっていくビジネス環境に対応するためには早めに対策を立てていく必要があるのです。でも何から行えばいいのかわからない担当者の方も多いと思いますので、すこしお話ししたいと思います。
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電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、コンピュータで作成した国税関連帳簿書類を紙に印刷せずに、そのまま電子的に保存するための法律として制定されたのが始まりでした。その後の改正により紙に印刷した契約書や見積書の控のスキャニング保存が可能になり、取引先から受け取った見積書や請求書などの電子取引データを保存するための法律が整備され適応範囲が大きくなっています。

電子保管することで検索性があがったり、ファイリングの手間や保管場所の確保が必要無くなったりとメリットがある反面、管轄税務署長への届け出が必要で準備に時間がかかることから、なかなか実施するのが難しい状態でした。

電子帳簿保存法改正でなにが変わるの?

これまで電子帳簿保存法は、国税関連帳簿書類や、取引関係書類を紙に印刷して保存している企業にはあまり関係ない法律でした。しかし令和4年1月1日から施行された改正では、以下の2点が電子帳簿保存法に対応していなかった企業に対して大きく法律が変わっています。

①管轄税務署長への事前申請が不要
②電子取引の書面保存廃止

①は、電子帳簿保存法に対応しやすくする規制緩和ですが、問題は②です。
最近は請求書や見積書をPDFで受け取ることが多くなっていますが、これまでPDFで受け取っても印刷して紙保存すればよかった取引関係書類が、電子データで受け取ったものは電子データのまま保存することが義務化されました。
そのため紙保存をしていた企業にとっては、いきなり法律に沿って電子保存しなければいけなくなることで大きく混乱する事態となりました。

電子帳簿保存法改正で必要な準備

この電子取引の書面保存廃止は、令和3年12月10日発表された「令和4年度税制改正大綱」、令和3年12月27日に公開された「法令解釈通達」により2年間の猶予期間を設定されました。急激な改正であったために多くの企業で対応が間に合わなかったのが原因として挙げられます。
ではこの2年の間に何をすればいいのでしょうか。
まずは、法律で定められている保存要件と検索要件を理解することが必要です。
電子帳簿保存法では電子取引データの保存要件は以下のとおりとされています。この中から自分の会社ではどの方法でやるのが現実的か、この方法を今後続けられそうかを考える必要があります。

<保存要件>
①タイムスタンプの付与
②訂正削除不可・訂正削除の履歴が残るシステム
③事務処理規定の導入等
<検索要件>
・取引年月日、取引金額、取引先での検索ができること

もっとも設備投資の少ない方法は③で、社内での運用ルールを規定し、そのとおりに運用することで法要件はクリアできます。しかし全社員がちゃんとルールに従ってもらう必要があるので、ワークフローシステムや電子帳票システムなどの法対応に長けた製品を使ってしっかり保管するのも今後の法改正に対応しやすくなるメリットもあり一つの手段として考える必要があります。

まとめ

このように電子帳簿保存法など法律に関わることは、なにをどこまで行えば十分なのか判断しにくいため、WEB記事を調べてもますます混乱してしまうことがあると思います。
そんな時は、おしごと改革らぼコミュニティです。
おしごと改革らぼコミュニティには、「相談コーナー」があり、仕事上の疑問や課題を相談することができます。一般的解釈の回答ではなく自分の会社にあった回答が得られると思います。是非お気軽にお越しください。


※1 宥恕とは「寛大な心で許すこと」を指す言葉です。


おしごと改革らぼ 小柳
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