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Excel業務に潜む問題とは

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突然ですが、あなたのおしごとに"Excel業務"といった作業はありませんか?

「ちょこっとデータ変換/加工」の利用用途として、Excel業務改善というのがあります。今までExcelをつかって手作業で行ってきたデータの収集や、フォーマット変換等を、「ちょこっとデータ変換/加工」を使うことで業務改善できるというものです。今後数回にわたって、どうして「ちょこっとデータ変換/加工」を利用することで業務改善ができるか、その際のうまくいくためのテクニック等を案内していきたいと思います。

さて、そもそもExcel業務の何が問題なのでしょうか。
日本の多くの会社では、Excelはほとんどの人のPCにインストールされ、会社の共通ツールやデータにもなっており、PCを使える人ならメール、ブラウザ、Excelは使えるといった状況です。このため、データを集計や、図やグラフなどを組み合わせて、経営会議の資料や営業支援のための資料などをつくるなど、データをわかりやすくレポートするといった用途に多くの会社で使われています。これだけだとあまり問題になりそうにないのですが、働き方改革とか業務改善といった話になると、Excelの話が非常に多く上がってきます。ではどこが問題になるのでしょうか?

今回はExcelでの資料・レポートの作成の観点から問題点を洗い出していきたいと思います。

Excelの問題点① データを準備するまでに手作業が多く、毎回人手がかかってしまう

グラフや表を作るためには、その元となるデータが必要です。データがすでにCSVになっていて、それを読み込んで表にしたりグラフにしたりするだけなら、あとはExcelで読み込んでグラフや表の設定をするだけでOKですが、実際にやってみるとそれだけですまないことがほとんどではないでしょうか?

実際には、

・データが集計したい形になっていないので事前に集計できるフォーマットに変換する必要がある

・複数のデータを組み合わせないとレポートデータにできない

 例えば…
  ー月の売上推移表をつくるために、SFAの売上データと会計システムのデータを統合
  ー経営会議の資料をつくるために、会社の契約データや請求データ、子会社のレポートデータを1つにまとめる

・コードしかデータがないので、マスタから人が見てわかる名称をもってこないといけない

・データに間違ったデータや不要なデータが入っているので、きれいにする(クレンジング)必要がある

などなど…

このため、経営企画の方や、営業支援の方などが、月末月初に残業しながらデータの準備をされているといったお悩みをよく聞きます。特に数年前から働き方改革がうたわれるようになりましたが、特にバックオフィス部門での課題では、必ずと言っていいほど出てきます。大企業で、情報システム部がしっかりあり、基幹業務システムが整備されていればこんな悩みはないんじゃないか? と思う方もいらっしゃるかと思いますが、実はそうではありません。一部の資料やレポートはシステムで出てくるようになっていますが、データをとってくる先が変わるだけで、同じようにExcelをつかって手作業で資料やレポートを作成するといったことが行われています。しかも扱うデータ量が多くなる傾向もあるので、現場の方々の作業工数は、逆に多いことがほとんどです。


Excelの問題点② 作業工程が属人化して作業が引き継げない

「Excelの問題点①」で手作業が多いと書きましたが、この手作業が原因で資料やレポートを作成する作業が、今その作業をやっている人しかわからなくなり、属人化するといった問題です。

Excelは、シートに転記されたデータをスクリプトやマクロを使って自動的に資料やレポートの形にすることはできますが、問題はそのデータをシートにもってくるところです。どこのシステムからデータを持ってくる必要があるとか、シートに合わせてデータを作る必要があるため、システムからデータを出力する際に「今月を指定して抽出」「XXと〇〇の部署を選択してデータを作成」など、実際作成するときはいろいろな作業工程を行ってもってきていることが大半です。

最初にExcelレポートを作成した人の意識が高い場合、こういった作業をマニュアル化しておくとで、引継ぎしやすく属人化は「すぐには」起きなくなります。ただ「すぐには」です。同じ人がやっているうちはいいのですが、引き継がれても、同様にマニュアル化をしてくれるとは限りません。

Excelはクライアント環境上で利用するツールですので、引き継がれるうちにファイルの置き場所やファイル名などが、作業する環境によって変わるってしまうことがよくあります。期や年度、部署名がかわることで、格納フォルダやファイル名が変わったり、システムからデータを抽出するときの条件がかわったりします。変わるたびに、その時の作業者がちゃんとマニュアルも修正してくれればいいのですが、残念ながら、作業が変わった時にその内容をマニュアルに反映するためのマニュアルを作成していることはほとんどないため、どこかのタイミングで反映はされずに、徐々に実作業とマニュアルが乖離していきます。
その結果属人化です。

それでも引継ぎの際に時間をかけて後任に説明できる、引継ぎ後も前任者に質問できる場合は問題になりにくいのですが、急な人事異動や、退職されて質問できないといったことが起きると、一気に問題が加速します。後任が何とか自力で解析、さらには増改築を繰り返し、徐々に難攻不落の仕組みが出来上がるのはまだいい方でが、あるときどうやっても対応する方法がわからず、新しく1から作り直さなければならないっといった状況になるわけです。


Excelの問題点③:間違ったデータにいつの間にかなっている?

 

・前に作っていた時のレポートファイルで作ってしまい、また1から作成しなおし…

・頑張って作成した資料やレポートを提出したけど、いつのまにか表のデータが正しくなくなっている…

 といったことを経験された方も結構いらっしゃるのではないでしょうか。

Excelは単純なファイルなため、修正したものを履歴管理できません。なので、過去のレポートや、レポートのフォーマットファイルを修正する場合など、よくファイル名でわかるようにして管理される方がほとんどだと思います。この方法は、ファイルの数が少ないうちはいいのですが、多くなってくる間違いを誘発します。どれが最新かわからなくなってファイルを開いて確認するといったことを経験された方も多いのではないでしょうか。また、ちゃんとファイル名で判別できるようにしても、ファイル名が長いせいで、Explorerの表示が切れて古い方を開いて使ってしまったなんてこともよく聞きます。

問題はファイルの間違いだけではありません。手作業でデータの転記等の操作を行うと起きるのが、誤入力です。必要なデータを転記したり、入力したりするときも問題が起きなくはないのですが、そういったデータは作業している人が認識しているのでチェックもでき、問題にはなりにくいです。問題は、いつの間にか知らずのうちにやってしまっている誤入力の方です。本人に意識がないので、いつの間にか間違ったデータができてしまいます。
例えば、Excelを操作していると、

・ちょっとキーボードに手が当たってセルデータを書き換える

・マウスを移動していたらドラッグ&ドロップでセルや表がずれると

いったこと経験ありませんでしょうか?

起きたときに気づければいいのですが、その時気が付けないと、後で全体の数値がおかしいと気が付いても、どこで起きたかもわからないので、全体をチェックや調査する必要が出てきてしまいます。さらには、複数の部や人を経由しながら作成している場合は、この問題が発生すると下手すればまた最初から作り直しした方が早い、なんてことにもなりかねません。

 

 

これらの問題が積み重なって、Excelで資料やレポートを作成している業務の現場では、手作業で工数が増え残業も多くなるが、一時的に人手を増やして対応しようにも属人化していてスポットのお手伝いでは解決できず、結局今の担当が残業して頑張るといった悪循環に陥るわけです。ではどうすれば手作業の工数減らし、属人化を避けながら、正しいデータの資料やレポートが作成できるのでしょうか?

次回は、「ちょこっとデータ変換/加工」を活用した課題の解決方法とポイントをお話ししたいと思います。

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