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いま帳票電子化を検討すべき3つの理由

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いま帳票電子化を検討すべき3つの理由

いま帳票電子化を検討すべき3つの理由

こんにちは。おしごと改革らぼの小柳です。

今回は、企業で多く使われる帳票に関するお話をしたいと思います。

帳票を電子化するメリット

デジタル庁の新設や、コロナウィルス感染症拡大に伴うリモートワークの拡大などの後押しを受けて、近年様々な分野でデジタル化が進んでいます。
印刷・封入・配送を会社で行っていた請求書などの帳票もリモートワークの妨げになることから電子化へのシフトしている傾向にあります。ビジネスワーカー向けの請求書発行サービスのテレビCMも流れる世の中になってきたことからも電子化シフトへの変化を感じることができます。
では帳票の電子化にはどのようなメリットがあり、どのようなデメリットがあるのでしょうか。

【帳票を電子化するメリット】
1.印刷・郵送コストが削減できる
2.郵送時間がかからず即座に相手先に送付することができる
3.紙書類を保管するための書庫・倉庫の維持コストが削減できる
4.必要な帳票を見つけるための検索効率が向上する
5.バックアップやセキュリティ管理が紙よりも容易に対応できる

 【帳票を電子化するデメリット】
1.電子化するためのコストがかかる
2.電子化された帳票の保管のためのルール・体制を作る必要がある
3.請求書などの郵送物は相手先が紙での郵送を希望される場合もあり完全電子化にはならないケースもある

このようにデメリットもありますが初期構築時のコストや体制に起因するものがほとんどで、電子化での運用が始まればメリットが多いので、まだ電子化を行っていないのであれば是非検討すべきです。
では今なぜ帳票の電子化が話題になっているのでしょうか。それは今検討を行うべき3つの理由があるからです。

検討すべき理由① Withコロナ・Afterコロナ環境に対応できる体制をつくる必要性

職域接種も始まりコロナウィルスへの対応の切り札ともいえるワクチンの接種が徐々に広がっていきコロナ禍から段々と以前の日常へ戻っていくことが期待されます。しかし、コロナ禍で始まったリモートワークは新しいワークスタイルとしてビジネスの中に浸透してきました。会社によってはリモートを前提としたオフィス作りにシフトしているところもあり、これまでのような全員出社が前提ではなくなっていくことが予想されます。
社内帳票のリモート環境で共有するための電子化ばかりではなく、請求書などの対外的な帳票においても電子での受領を求められるケースが増えることも想定されるため、できるだけ早い電子化への検討が望ましいです。

検討すべき理由② 電子帳簿保存法の急激な規制緩和

帳票の電子化は、ペーパーレスという名前の元1970年頃から始まりました。このペーパーレスを促進させるため国税関係書類の電子保存に関する法律として、電子帳簿保存法が1998年に施行されました。この電子帳簿保存法は、ネットワーク回線の高速化やスマートフォン普及などの環境の変化に従い改正を重ねて適応範囲を拡大してきました。
2021年度の改正では、事前承認制度の廃止や検索要件・タイムスタンプ要件の緩和などより企業が対応しやすい形に変化してきています。
電子帳簿保存法対応へのハードルの一つであった税務署長への事前承認が廃止になったことは非常に大きな変化です。これを機会に是非電子帳簿保存法への対応とともに社内帳票の電子化を検討してみてください。

検討すべき理由③ 変化の激しいデジタル化・DX推進に乗り遅れない体制を作る

帳票は長い企業の歴史の中で独自のルールで運用されている企業が非常に多いです。その多くが人の介在する体制になっていることが多く、月末月初に出力する請求書の発送では多くの人・時間・コストをかかっています。
このような単純で生産性の低い業務にいつまでも人的リソースを投入し続けることは、本来注力すべきデジタル化・DXへの対応にいつまでも時間が取れなくなり、いつのまにか世の中に後れを取ってしまい企業存続にも影響を与えることにもなりかねません。2025年の崖といわれるDX化の波はあと4年しかありません。今検討して実践していくことが必要な時期に入ってきています。

帳票の電子化をはじめてみよう

このように帳票の電子化はできるだけ早く検討を行う必要があります。
しかし、帳票は色々なシステムから出力されるデータから構成されていることが多く、みなさまのような現場で業務をされている方たちだけでは、すべてを解決することはできません。
そこで、ちょこっとデータ変換/加工はPDF帳票作成機能をこのたびリリースしました。
帳票生成の問題の一つが、帳票のデータをどのようにして作るかにあります。このようなデータの加工は、これまで情報システム部門や開発会社に依頼してプログラム対応することが多くありました。ちょこっとデータ変換/加工は簡単な画面操作でデータの加工が行えるので、情報システム部門や開発会社に依頼しなくてもみなさん自身でデータ加工を行うことができます。今回追加したPDF帳票生成機能はこのデータ加工の最後にPDF帳票を生成する機能を追加するものです。帳票レイアウトは帳票デザイナで作成します。この帳票レイアウトもコミュニティでテンプレートを公開していますので、テンプレートをそのまま使うか必要な個所を変更するだけで、みなさんご自身の業務範囲で帳票電子化を実現することができます。
大きな社会情勢の変化に対応するための帳票電子化ですが、いきなり全社レベルで行えるものではないので、このようなすぐにできる改善から始めていくのが非常に重要です。
みなさんも是非「自分でできるDX化」から業務改革を始めてみてください。



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