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コラム|おしごと改革らぼ

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がんばる経営企画部を応援したい!

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みなさま、こんにちは。「おしごと改革らぼ」の松澤です。

5-6年前、ある団体が経営企画部へ実施したアンケート調査の結果レポートを読んだことがあります。企業を取り巻く環境が目まぐるしく変化する中、各企業が勝ち抜いていくために経営企画部に求められていること、その状況で抱えている課題について生の声が纏められていました。改めて、経営企画部とは「経営計画の策定」「社内改革の企画」「新規事業開発」から「経営会議・取締役会の運営」「予算編成と管理」といったさまざまな役割が期待されている組織なんだと認識できました。

そして「不確実な時代」と言われる現在は、当時以上に経営企画部の役割が重要になっているかと思いますが、そのような状況で少しでも経営企画部の業務を改善し、効率化するお手伝いができると幸いです。

経営企画部の困りごと

最近、ある会社の経営企画部の担当者からご相談をいただきました。
月次で作成している報告書の作成作業を効率化できないか、という内容でした。
その担当者は、全社の売上推移表と各部門別予実管理表をExcelで作成しており、報告に使用するデータを集めるところから最終的な報告書のアウトプットを作成するまで毎月4-5日程度の時間を要しておりました。月20日勤務で考えると約1/4の時間を報告書作成に使っている計算になります。

経営企画部のリソース(要員数)が十分であり、勉強を兼ねて若手に報告書作成を担当させているような企業では特に改善の必要はないかもしれません。また、この報告書作成の時間を「現状把握」「情報収集活動」と考えると経営企画部の業務の一つと捉えられなくはないのですが、報告書作成の作業を効率化することでこの担当者も経営状況の分析や企画立案、計画の推進といった業務に取り組むことが可能となるでしょう。

私は担当者と一緒に効率化を検討するために、報告書作成の作業手順をヒヤリングし、改善できそうな作業の整理を開始しました。

報告書作成の作業概要】
 ①各システム(会計、販売管理など)のデータをCSV形式で取得
 ②全社マスタ情報(商品、部門、顧客)と①のデータを照合
 ③マスタと一致しないデータがあれば関係者に確認して明細データを生成
 ④Excelで管理している予算データと③のデータをマージして売上推移表を作成
 ⑤経費データのExcelファイルをルールに基づいて按分
 ⑥按分した経費データと各部で管理している経費データをチェック
 ⑦チェックで差異データがあれば関係者に確認
 ⑧③と⑥のデータをマージして部門別予実管理表を作成

経営企画部以外にもこれらと似たような作業を毎月行っている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか?
ExcelのVLOOKUP関数、SUMIFS関数を活用して複雑なデータ照合や集計処理を実現していました。実のところ「うーん、やはりExcelはすごい・・」が私の率直な感想でした。
しかし、担当者はこれを改善したいと考えています。そして、このようなExcel業務の改善には、「ちょこっとデータ変換/加工」がオススメです。
Excelでの報告書作成につきもののデータ転記や関数のコピー、手作業ゆえに発生する転記ミスは、「ちょこっとデータ変換/加工」で自動化をすれば解決します。それと同時に作業のスピードアップも図れます。

サービスを利用することで業務を改善し効率化できそうなことが分かり、さっそく「ちょこっとデータ変換/加工」で自動化できそうな処理を洗い出し、詳細な処理内容を確認しながら置き換え作業を行っていきました。

この効率化にむけた具体的な作業については、次回紹介したいと思います。

 

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