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「Excel業務」を自動化する時のポイントは?

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前々回コラム:Excel業務に潜む問題とは
 前回コラム:Excel業務に潜む3つの課題を解決するには?


こんにちは。おしごと改革らぼの水原です。

 前回データ連携サービスを活用することで、Excel業務の3つの課題を解決するポイントをお話ししました。さらにサービスを活用する時にも気を付けることで、より効率的に業務改善ができるポイントがあります。今回は、サービスを効率よく活用するためのポイントを、事例を踏まえながら紹介したいと思います。

1.作業内容を可視化してみる

まずデータやレポートを作るための作業を「可視化」することが重要です。
単純にデータをソートするだけであれば、可視化するまでのことではないのですが、改善が必要なExcel業務はこの可視化がちゃんとできるかが重要なポイントとなります。

時々、情報システム部門が現場のExcel業務をシステム化しようとして失敗してしまうケースがありますが、原因としてこの可視化がうまくいってないことが多々あります。何故でしょうか?
処理を自動化するために、このデータやレポートをどのように加工しているかを担当者から聞いて、実際に処理をつくってやってみても同じ結果にならないことがあります。これは手作業で行っている作業の中には実は聞いた話以外にも暗黙的にやっている作業が結構あり、この差異が結果の差になっていることが多いのです。
実際作業をしている人に聞いているので、そんなことないだろうと思われる人もいるかと思いますが、本人も気が付かないうちに暗黙の手順化が入り込んでいることが多いのです。特に現場の業務は、ちょっとした外部からの依頼があり、それを担当者が吸収して対応していることが多く、そのたびにやっている本人でも意識しない作業というものが発生しやすくなります。

以前、手作業で行っている契約システムへの登録作業を自動化した時のことです。手順マニュアルがあるということでそれを元に処理を設定したのですが、どうやっても結果が正しくありません。結局作業をしている人に作業をやってもらって判明したのですが、おまじないのように行っていたソートや、空白値の扱いなどが、結果に影響していました。
これらの本人も意識していない作業を、もれなく可視化することで、実は本当に必要な作業が明らかになり、正確に処理を自動化することができるようになります。

2.作業を分解して自動化してみる

 今行っているExcelを使った業務を、いざデータ連携サービスを使って自動化しようとすると、どこから手を付けていいかわからないといった相談を受けます。
業務改善をしたいようなExcelの作業は、色々なフォーマットを集め、データのフォーマットをあわせ、関数やvLookupを使いデータを処理するなど、さまざま手順を踏んで、データやレポートを作成していることがほとんどです。これらの作業をすべて一遍に解決できればいいのですが、そうなるとプログラム的なスキルが必要となり、ハードルが高くなります。しかも、一遍に解決するようなプログラムは、間違っていた時の原因究明や、後での修正が非常に大変になります。
一方同じ作業を、プログラム的なスキルがない方々でもExcelで作業されています。これはExcelで作業すると、1つ1つの結果を確認しながらできるためわかりやすく、こつこつと積み重ねることで複雑な手順も実現できるからです。

ところがExcelは、この1つ1つの作業の間にある作業も手作業でやらないといけないため、非常に手間となります。
ここでデータ連携サービスの出番ですが、すべての作業をまとめて解決しようとすると、いきなり難易度が上がってしまいます。例えば、SFAの案件リストの中で今月受注予定のユーザの中で、過去に契約をしている既存ユーザの一覧を作成するといった処理があったとします。これを実現するために、案件リストのユーザを見ながら、受注予定月が今月でかつ、過去の契約情報の一覧に同じ名前があるかを調べるといったように処理を考えると、どうやってやるかピンと来にくいかと思います。

一方以下のように分けて考えるとわかりやすくなります。

①案件リストで、受注予定月が5月のユーザを絞り込んで表にする
②過去の契約情報の一覧を読み込む
③ ①と②の表をユーザ名でマッチング(ExcelであればvLookup)する

これであれば、①~③の工程は非常に単純でわかりやすく、1から順にデータ連携サービスで作れば、あまり悩むことなく作れます。Excelだと①~③の処理を自動的につなげるためにはマクロやスクリプトが必要ですが、データ連携サービスであれば、アイコンを並べることで、それぞれの処理をすぐにつなげることができます。

また、このような方法で処理を作ると、他にもメリットがあります。
1つ目は1つ1つの処理で結果を出力することができるので、作った処理が思い通りに言っているかすぐにわかります。思い通りの結果が出来たら、次の処理を設定すれば確実に処理を自動化できます。
2つ目は、人に処理の内容を説明しやすくなるということです。1つの処理が単純化され、出来上がった結果も見られるので、他の人が処理を見てもすぐに理解しやすくなります。
関数などを駆使していっぺんに複数の処理を行った方が、一見処理も少なく見えわかりやすいように思えますが、途中途中でできる結果を推測で確認する必要があるため、実はわかりにくくなります。手作業は、手順が増えるとそれなりにやることが増えるので余計に時間がかかることもありますが、サービスは手順が増えても、指定されたとおりに繰り返し実行するだけなので、手間が増えることはありません。しかもデータ件数が増えても高速に処理してくれますので、データ件数が増えても問題ありません。

3つ目は、処理をシンプルに効率化できることです。
一連の作業のままだとわかりにくいのですが、作業を分解して並べてみると、複雑な作業程、同じ作業を何回も繰り返していることをよく見かけます。当然作業として必ずやらないといけない処理もあるのですが、意外と無駄な作業をやってたりします。
例えばあるお客様で、部門Aと部門Bの売上明細表にある取引先コードを、取引先マスタの表から会社名を取得して表に追加し、二つの表を1つにまとめて会社名毎に並べるという今やっている作業を分解してみたのですが、

「Aの表の取引先マスタから会社名を取得して表に追加する」⇒「②Aの表を会社名でソートする」⇒「③Bの表の取引先マスタから会社名を取得して表に追加する」⇒「④Bの表を会社名でソートする」⇒「⑤AとBの表を1つにする」⇒「⑥会社名でソートする」

といった作業を行っていました。
よく見ると無駄な処理があったり、同じ処理を何回も繰り返してしまったりしていることがわかります。最後に「ソート」すればいいので、②と④の作業はいらないことがわかります。また、①と③も、⑤の1つの表にしてから行えば1回で済みそうです。結果実際には

「AとBの表を1つにする」⇒「取引先マスタから会社名を取得して表に追加する」⇒「会社名でソートする」

と3つの工程で済むわけです。

こういった同じ作業の繰り返しは、作業の流れの中に組み込まれてしまっていて、作業をやっている間はなかなか気づけません。作業を分解して並べることで気づきやすくなります。このようにまずは作業を分解して考えてみると、効率よく自動化することができますので、やってみてください。

 

 さて3回にわたって、Excel業務の課題、改善方法、ポイントをお話しさせていただきました。皆様のExcel業務の改善にお役に立てたら幸いです。
もっと詳しく聞きたい、どうやったらいいか相談したいなど、ご要望があれば、是非ともご相談ください。

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