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Excel業務に潜む3つの課題を解決するには?

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前回コラム:Excel業務に潜む問題とは


 こんにちは。おしごと改革らぼの水原です。

さて、今回はExcel業務の課題について、「ちょこっとデータ変換/加工」を活用した解決方法とポイントについてお話したいと思います。前回のコラムでお話しした3つの課題、「データの準備のための手作業」「作業工程の属人化」「間違ったデータ」を解決するための参考になればと思います。

1.手作業をなるべくなくす


Excelはシートに張り付いている表の形になったデータを、集計したり、関数を使って計算したり、図にしたりすることが得意であり、そういった場合は人手を介さずファイルを開いたら自動的に処理(計算)するといったことができます。しかし、シート外のデータを取り込んだり、複数のデータを統合や結合したりすることはあまり得意ではありません。
マクロやスクリプトを駆使することでできなくもないのですが、そのためにはプログラムのスキルが必要になります。そのため、データをシートに取り込む(貼り付ける)、データを集計したり、図にしたりできるようフォーマットをそろえたり、クレンジングしたりといった準備は、手作業でやることが多くなります。
1,2回しか使わないような資料やレポートであれば、複雑な作業があっても手作業で行った方がいい場合もありますが、日次や週次、月次など定期的に何度も繰り返して作成する場合は、この作業が問題となっていきます。最初に作るときは試行錯誤しているので作っているときの手作業はあまり気にならないのですが、2回目からの同様の作業をしないといけなくなるわけです。

では、どうすればいいのでしょうか。

そこで登場するのが、「ちょこっとデータ変換/加工」とのような、データを集めてシートに張り付けたり、フォーマットをそろえて複数データを統合したり結合したりするといった、Excelで活用するための準備の作業を得意とするデータ連携サービスです。
「ちょこっとデータ変換/加工」では、Excelで活用するデータを準備するだけなく、Excelの決まったフォーマットにデータを書き込むことができるため、作りたい資料の作成までも自動化することができます。結果、毎回行っている大変な手作業を大幅に減らすことができます。さらには、スケジュールなどの自動実行の機能を使うことで、処理の実行自体も人手が不要になります。
営業の締めが終わらないので、営業支援や経営企画の方が夜遅くまで残業して今月の数値をまとめるなんてことはよく聞く話ですが、確実に数値が締まった夜中や翌朝に自動的に動かすことで、出勤した時にはもう必要な数値ができているなんてことも可能になるわけです。

このようにして自動化にすることで削減できる工数は意外と大きいのですが、なかなか会社で意識されることはありません。現場が忙しくて困っているということは見ていればわかるのですが、実際どれくらいのコストをかけてやっているかは把握していない会社も多いのではないでしょうか。SIerや技術部門の方はプロジェクト管理ツールなどで、作業工数を管理することも多いのですぐに数値化されますが、バックオフィス部門でそこまで管理されているところはあまり聞きません。結果バックオフィス部門の業務改善の話になっても感覚的な話になってしまい、なかなか予算もおりず改善が進まないといったことが起きます。

また効果は作業工数の削減だけではありません。
手作業はいくら慣れて早くできるようになっても限度があります。さらには転記ミスなどがないようにチェックしていると、それだけでも時間をとってしまいます。一方自動化は圧倒的にExcelの資料ができるまでの時間が早くなります。手作業で3日かかっていた作業が1時間もかからず終わることで、その資料を待っている時間も大幅に減り、タイムリーにデータを活用することができます。
あるお客様で毎月の経営会議に提出するExcelの資料作成をデータ連携ツールで自動化しましたが、1年たってコストを比較してみたら年間数百万分の削減ができていたなんてこともありました。


2.データ連携サービスが属人化を減らす

 

データ連携サービスを使って、手で行っていた作業を自動化することで、工数の削減ができましたが、同時に属人化しにくくなるといった効果もあります。
どうしても手作業はその作業を行っている人の暗黙知で作業をしていることが多くなります。特に同じ人がずっと同じ作業を担当していると、担当している人にしかわからないことが増える傾向があります。細かくマニュアルに起こすことで回避することもできますが、Excel業務が課題になるような状況は、そんなマニュアルをメンテナンスする余裕がなくなっていることが大半です。この状態になると、あとは属人化のデフレスパイラルに入ります。担当している人にしかわからないことが増えれば増えるほど、他の人に引き継ぐことが難しくなります。

一方データ連携サービスでは、グラフィカルに処理の流れが可視化されることで、どんな処理をどこで行っているかがわかるようになっています。また、処理は設定されたとおり動きますので、担当の暗黙知が入ることもありません。処理を修正しても、その場で反映されるので、別途マニュアルをメンテナンスする必要もありません。


3.手作業によるデータの間違いも併せて解決

 

Excel業務による間違いデータは、いわゆる手作業による転記ミスや作業ミス、ファイル名の間違いによる最新データの取り違え等が原因で発生します。これはデータ連携サービスを利用することで、一気に解決できます。ミスの起こる手作業が排除されるため、ミスの混入がなくなりデータの品質がぐっと上がります。
データ連携サービスを活用すると、入力に利用するデータの問題(Excelでの作業のミスではなく、もともと持ってきたデータに含まれている問題)もチェックすることができます。例えばSFAや契約システムに登録されているデータを読み込もうとしたら、日付がすごく未来になっていたり、数値のデータが入っているはずなのに文字列が入っていたりといったことを経験したことはないでしょうか。他にもお客様の会社名の株式会社の表記が(株)になっていて、違う会社として集計されてしまった、カナの半角全角が混在していて一致しないなど、本来はデータとしては統一されているはずのものがそろっていなく、集計してみたら結果がちがっていたなんてことはよく聞く話です。
手作業の場合も、間違ったデータがあると想定してチェック作業をすることはできますが、データ量が多くなると現実的ではありません。時間がかかりますし、短期間でやろうとすれば、チェックミスや漏れを引き起こしてしまいます。

一方データ連携サービスでは、そういったデータのブレやフォーマットにあってないデータをチェックする、可能であれば自動的に修正を行うといったことも、用意に設定することができます。また、決められた作業を繰り返すといった処理は、断然正確で早く行えます。明らかにおかしいレコードは別のファイルに出力して、後で確認するといったこともできますので、より品質のよいデータを作ることができ、データの信頼性、活用効果も上がります。

 

 

今回は「ちょこっとデータ変換/加工」のようなデータ連携サービスを活用することで、Excel業務の課題の解決方法をお話しさせていただきましたが、実際に「ちょこっとデータ変換/加工」を利用する場合でも、気を付けるポイントや効果的に行うためのポイントがあります。

次回は、これらのポイントについて事例を踏まえながらお話ししたいと思います。

 

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