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データ活用をちょこっとラクにする方法

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らくわん

データ活用をちょこっとラクにする方法


みなさま、こんにちは。「おしごと改革らぼ」の松澤です。

みなさまは、「データ活用」と聞くとどのような作業や活動を思い浮かべるでしょうか?

私は長らくDWH(データウェアハウス)/BI(ビジネスインテリジェンス)と呼ばれるシステムの紹介や構築を行ってきました。ざっくりと説明するとDWHは企業で発生する、または必要となる様々なデータを集めて数年分ためておくシステムです。BIはそのDWHに蓄積したデータを使って分析や活動報告のためのレポートを作成するシステムとなります。どちらも企業向けのシステムなので機能も豊富でそれなりの金額となります。

これまでの経験上、私が「データ活用」と聞くとこれらのシステムを思い浮かべることが多いのですが、日々の作業の中でExcelやスプレッドシートなどを使って、同じようにデータを集めて分析やレポートを作成しているケースもあるかと思います。これも立派な「データ活用」です。

私の知り合いに、カメラセンサーで収集したデータをExcelでガシガシ分析している方がいます。「高価なBIシステムが無くても知識があればExcelで十分にデータ活用できる!」とのことでした。そう、高価なBIもお手軽なExcelもデータ活用に使うにはそれなりの知識が必要となるのです。
そこで、今回はもっと幅広い方々がデータ活用を行うために、手間のかかるデータの加工や変換作業をちょこっとラクにする方法について紹介できればと思います。


【データ活用 お悩みとラクにする方法】

・表記がバラバラ

「お得意様の売上を集計したい。」

お得意様の名称を基に月別に売上金額を集計して、売上推移の状況を把握することもデータ活用ですが、もしお得意様の名称で表記が統一されていないとどうでしょう?

株式会社を(株)と書くことがあります。他にも会社名にカタカナが含まれる場合(私の会社名もそうです)に全角カタカナで登録しているケースと半角カタカナで登録しているケースがあります。そのようなデータが含まれると同じお得意様でも別の会社と判断されて正しい金額が集計されません。

ネットで「Excel 株式会社 表記」で検索するとちゃんとヒットしますね、解決方法。

同じように「Excel 全角 半角」を入力して半角カタカナが混在するデータを全角に変換する関数を探して・・となります。

 

もうすこしラクに表記を統一できると良いですよね。そこで、ポータルの中に無料のサービスを作ってみました。会社名を「株式会社」と「有限会社」で統一することができます。

株式会社と(株)、有限会社と(有)が混ざっているテキストファイルをアップロードすると、それぞれ株式会社と有限会社へ統一したファイルをダウンロードできます。

さらに今後は、全角/半角カタカナが混在したデータもきれいにできるように改良したいと意気込んでいます。

 

・文字が化ける

「受け取ったCSVデータをExcelで開いたら文字が化けてる・・」

近年、経理精算や勤怠などの管理にクラウドサービスを利用しているケースも増えていると思いますが、そのサービスのデータを取得して内容を確認すると文字が化けて困ったことはないでしょうか?

 

先日、お客様から「システムに取り込もうとしたデータが文字化けしている」との連絡がありました。詳細を聞くとクラウドの会計システムから取得したCSVをExcelで確認して社内の別システムに取り込もうとしたところ、Excelでの表示に文字が化けて確認できない状況とのことでした。

実際のCSVファイルを確認すると文字のコード設定が「UTF-8」になっていたため、そのままExcelで開くと文字が化けていたとわかりました。お客様には文字のコード設定を変更してExcelへCSVファイルを取り込む手順をお伝えし、無事文字化けは解消できました。

 

Excelでの手順を覚えてしまえば問題ないのかもしれませんが、もっとカンタンに文字化けを防げると担当者がラクになるのでは?と考え、ファイルの文字コードを変換する無料のサービスもポータルに公開しました。

今回はWebのシステムで良く使われる「UTF-8」から「S-JIS」に変換するサービスですが、今後はその逆の「S-JIS」から「UTF-8」へ変換するサービスも用意する予定です。

 

・集計を明細一覧に変えたい

売上や経費の情報は、明細のデータから部門や科目の数値を期または月毎に集計して管理していると思います。その場合、Excelなどで部門や科目を左側、期や月を上側に配置したクロス集計表を作成しているケースが多いですよね。

しかし、例えば「この部門や科目で月毎に集計されたデータを数年分用意して数年間の傾向を分析したい」と言った場合には、どのようにデータを用意したら良いのでしょうか?クロス集計を明細一覧の状態に変換するのは、Excelで横に展開されているデータを縦に並べ変える作業になるのですが、これって以外と手間がかかります。

 

それほど頻繁に行う作業ではないかもしれませんが、クロス集計を明細一覧に変換する無料のサービスをポータルに公開しました。元のクロス集計のテキストファイルを用意してブラウザでアップロードし、実行すると明細一覧に変換されたファイルがダウンロードできます。



「Excelでもできるけれど、関数や手順を調べたり手間が掛かったり・・」といった作業をラクにできるサービスをこれから増やしていきたいと考えています。

 

今回は、とても簡単な例を紹介したので少し物足りない方もいらっしゃるかもしれませんが、次回はもう少し複雑な作業についても紹介できればと思います。

もし、「毎回この作業で困ってる・・」「この作業もラクにできない?」と言ったご相談・ご意見ございましたら、是非コミュニティサイトの相談コーナーでご投稿ください。

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