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改善したい経費計算の業務 - 経理業務の「おしごと改革」のチャンス到来?! -

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みなさま、こんにちは。「おしごと改革らぼ」の松澤です。

新型コロナの影響により、世界中でこれまでのライフスタイルが一変し、ビジネスも急激な変革を強いられました。「満員電車の解消」「ペーパレス化」など、日本国内で長年進まなかった課題が急激に改善され、想定していなかった「脱・はんこ」の取り組みまで広がっています。このような状況は、これまで当たり前と思っていた日々の業務や作業手順を「実は改善できるのでは?」「もしかして無駄だった?」と考える良いきっかけになるのではないでしょうか。
本コラムでは、その中でも経費計算に関わる経理業務の改善についてを中心にお話しします。


1.改善したい経理業務は?

会社の利益を確認する書類として「損益計算書」(P/L:Profit and Loss Statement)は、どの企業でも作成されている決算書類だと思います。企業活動を通してどの程度の収益があり、経費がどれくらいで最終的にいくら利益が得られたかを知る重要な情報です。また、この損益計算の情報を部門別へ落とし込むとより具体的な活動状況が分かり、管理者にとって今後の事業計画を判断する良い材料となります。
しかし、会社全体から部門別PLへ落とし込むには、実は大変な作業が必要です。

売上金額については販売管理のシステムから比較的正確な情報が得られると思いますが、例えば光熱費やオフィスの賃料などの経費は月割、各種キャンペーン・広告や倉庫・製品輸送にかかった費用は関係部門の売上比率で按分するなど、経費の金額は種類によって算出方法が変わる場合がある為、結構厄介な計算が必要となります。このような複雑な経費計算を部門の担当者がExcelで頑張っているケースは少なくありません。

最近ではアウトソーシングやクラウドサービスなどで面倒な経費計算の代行・サービス提供も増えておりますが、業務担当者が利用するにはまだまだハードルが高いのが現状ではないでしょうか。

そもそも経費とは

そもそも経費とは何を指すのかを改めて説明します。経費とは、企業が事業を行ううえで必要な費用や利益につながる費用のことを指します。人件費や出張などにかかる費用、事務用品などの消耗品にかかる費用、社用携帯電話の通信費なども経費に入ります。ただし、経費にあたるかどうかは最終的には税務署が判断することになるため、企業はさまざまな費用を勘定科目ごとに記録・管理を適切に行う必要があります。

経費精算をする際に領収書やレシートの有無などで厳しく指摘された経験がある方も多いかと思いますが、上記の理由もありどのくらいの経費を計上しているかで企業にかかる法人税の額が変わるため、経費計算の担当者も厳しくならざるを得ないのです。

2.経費計算に役立つ「ちょこっとデータ変換/加工」テンプレート紹介

「ちょこっとデータ変換/加工」のコミュニティサイトでは、日々の業務で行っているデータ変換や加工処理の困りごとを解決するためのテンプレートを用意しております。
その中で、今回は面倒な経費計算をちょっとだけ楽にする2つのテンプレートを紹介したいと思います。

①月按分処理
経費を月毎に均等割するテンプレートです。
経費金額を1-12月均等割します。また、期間指定(4-9月など)する事でその期間に該当する月にのみ金額を均等割りして算出する事が可能です。
尚、計算結果は、少数点以下何桁で四捨五入するといった設定を変更することで自社のルールに合わせた処理にカスタマイズすることも可能です。

②売上比率での按分処理
複数部門へ按分処理するテンプレートです。
運賃荷造費や広告宣伝費を各販売部門の売上比率を基に按分処理を行います。

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3.まとめ

経費計算に関わる経理業務について紹介しました。「おしごと改革らぼ」の「ちょこっとデータ変換/加工」のコミュニティサイトでは、前項の他にもさまざまなテンプレートを用意していきますので、少しでも日々の業務や作業に活用いただければ幸いです。

今回ご紹介したテンプレートは、「おしごと改革らぼ」コミュニティサイトのここからご利用いただけます。

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