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業務システムの連携は手作業だらけ?

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おしごと改革らぼの水原です。

 現場の働き方改革は、昨今の新型コロナの状況やDXへの取り組みなどで、ほとんどの企業で促進されているかと思います。
しかし、実際には 

・今まで通り出社して作業

・ExcelをつかったPLや推移表、営業支援のレポートを作成

・業務システムへのデータ入力を、画面を使って手作業で実施

 など、特にバックオフィス部門の方々の働き方改革が進んでいないといったお話もよく聞きます。
今回はその中の原因の一つ、業務システム同士の連携の問題についてお話ししたいと思います。


Excel業務に関するコラム(Excel業務に潜む問題とは」「Excel業務に潜む3つの課題を解決するには?」「Excel業務を自動化する時のポイントは?)でも少し触れさせていただきましたが、現場、特にバックオフィス部門の業務改善が進んでいない会社を見てみると、よく見かける課題があります。
これらの会社は別段働き方改革やDXのために何もしていないわけではありません。例えば業務システムをクラウド化する、請求書の発行業務をシステム化して紙を廃止するなど、システムの改善は実施されています。
ところが、これらの会社はそれぞれの業務のシステム化は行っておりますが、よくよく調べると業務システム同士で必要な連携は自動化されず、人手でやっていることがほとんどです。

例えば、

  • 請求書発行システムに契約情報を手入力
  • 会計システムの取引先マスタをSFAに反映
  • プロジェクト管理システムから原価情報を会計システムに反映
    等々…

1つ1つの業務はシステムが導入され改善されましたが、実際の業務は1つの業務システムで完了することは稀です。一連の業務の中で複数の業務システムを利用していることが殆どです。またその業務システム同士でデータの受け渡しが必要となるため、この業務システムの間の作業も改善されないと、人が行う業務全体が改善されません。

もちろん人が判断しないといけないこともあるので、すべての作業をシステム化することはできないのですが、同じ作業を繰り返し行うようなことはなるべく人手は排除し自動化するべきです。規模が小さい時にはよいのですが、売上や対応件数が増えていくと現場の負担は比例して増えていきます。
この状態になるとシステム化よりも人が手作業で行っている方が、一見、作業コストが少ないように見えることがあります。担当者への業務の集約化(すなわち属人化)や個人の効率改善といった努力による結果なのですが、瞬間的に切り取ってみると

「システムを導入しての改善コスト」>「その人に続けさせるコスト」

のように見えてしまうため、バックオフィスのシステムによる業務改善が進まない状況が発生します。ところが、この状態が維持できるのは、その担当者がシステムのように作業し続けられることが前提です。
また、個人ができる作業量は限界があります。そして徐々に増えた負担があるとき限界に達します。限界に達すると、担当者は作業でアップアップとなり、いざ改善を始めようとしたとき、現場はそのための時間がなかなか取れず、改善を進めるのに非常に時間がかかってしまうことになります。

ではどうすればよいでしょうか。
それには、業務システム同士の連携もなるべく自動化することです。
特に転記や集計、参照といった同じ作業の繰り返しはなるべく人手はなく自動化し、最低限人が「判断」するところだけを人の作業として残すようにします。
自動化すると作業負担を減らすだけでなく、手作業での行うことで発生する人的ミス、さらには属人化を解消できるようなります。
それら自動化には、データ連携ツールの活用が有効です。今までは大規模なシステム間の連携などに使われてきましたが、現場部門の方でも利用できるローコード、ノーコードのサービスも出てきています。
データ連携サービスは、必要な分を現場部門でも利用しやすい価格で提供されており、日々現場部門が手作業で行っている業務システム間の連携を、現場部門自身で置き換えていくことができます。
また業務を細かく把握していますので、どこは負担が高いか、どこは自動化できそうかの判断がしやすく、また業務の前後関係を理解しているため作業を細分化して、順次できるところから置き換えていくことができ、自分たちの負担状況を見ながら業務改善ができます。

是非データ連携サービスを活用して、業務システム同士の手作業の連携を自動化し、働き方改革を実現してください。

本サイトでもデータ連携サービス「ちょこっとデータ変換/加工」を紹介しています。是非ご参照ください。

また、どうやったら現場部門で業務改善をしたらわからない、どのようにサービスを活用したらよいかわからないといったご相談も受け付けていますので、おしごと改革らぼまで気軽にお声がけください。 

おしごと改革らぼ  水原
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