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コラム|おしごと改革らぼ

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がんばる経営企画部を応援したい! 解決編

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みなさま、こんにちは。「おしごと改革らぼ」の松澤です。

前回から結構間隔があいてしまいましたが、今回は「ちょこっとデータ変換/加工」で経営企画部の業務効率化をどのように進めていったか?をご紹介したいと思います。

経営企画部の課題を解決

前回では、経営企画部の担当者から報告書作成について相談を受け、実際にどのような手順で作成作業を行っているかヒヤリング・整理したところをお伝えしました。
以下がその担当者が行っている報告書作成の概要になります。


報告書作成の作業概要】
 ①各システム(会計、販売管理など)のデータをCSV形式で取得
 ②全社マスタ情報(商品、部門、顧客)と①のデータを照合
 ③マスタと一致しないデータがあれば関係者に確認して明細データを生成
 ④Excelで管理している予算データと③のデータをマージして売上推移表を作成
 ⑤経費データのExcelファイルをルールに基づいて按分
 ⑥按分した経費データと各部で管理している経費データをチェック
 ⑦チェックで差異データがあれば関係者に確認
 ⑧③と⑥のデータをマージして部門別予実管理表を作成


 これを「ちょこっとデータ変換/加工」で自動化するために、データがどのように流れ、そしてどの作業で変換・加工を行っているのか整理していきました。

 「ちょこっとデータ変換/加工」では、いくつかの作業をまとめてデータ加工の流れを組み立てることができるので、まず、①から③までを1つの工程として作成します。
会計システムの経費データと販売管理システムの売上実績データを処理の入力とし、全社マスタ情報と照合します。その際、マスタと一致しない経費データ、売上実績データをエラーデータとして、関係者への確認用ファイルへ排出します。このファイルを各関係者へ確認・修正依頼し、再度入力データとして処理を行います。

 次の④は推移表を作成する作業なので、単独の処理としてまとめます。
各部門が期初に策定した予算データと前述のマスタ照合した経費データ、売上実績データ(エラー修正済みデータも)を推移表の表形式に合わせて集計し、売上推移表へ記載します。

 残り⑤から⑧は部門別の予実管理表作成に関する内容なので、これも1つの作業としてまとめます。
まず、経費データを各部門の売上実績に合わせて按分処理を行い、各部門で管理している経費データと比較します。ここで差異が発生した場合は関係者に確認して金額を調整します。経費データの按分が確定したら売上実績データ、予算データをマージし、各部門で集計して予実管理表へ記載します。

 尚、作成した処理は以下のようになります。

コラム_経営企画部の作業効率化_後編_挿絵.png

 エラーデータの対応やデータ確認といった作業はどうしても自動化できませんが、大体の作業は「ちょこっとデータ変換/加工」で自動化することができました。

処理作成が終わったところで、担当者に処理の内容と使い方を説明して実際に操作してもらいました。Excel関数を駆使して業務を行っていたということもあり、その担当者は処理の内容をすんなり理解し、無事業務でご利用いただくことができました。

 その後、担当者から「以前は毎月4-5日程要していた報告書作成が2日半程度で終わるようになりました」とのご連絡をいただき、業務改善のお手伝いができて本当に良かったと感じております。また、「作成してもらった処理、アイコンで流れがわかるから修正するのも簡単で助かります」と担当者に言われた時は、サービスの使いやすさも感じてもらえて大変うれしく思いました。

 このように「ちょこっとデータ変換/加工」を使うことで担当者が日々の業務で困っていること、改善したいことを簡単に自動化・効率化できます。

 今回は経営企画部門の課題解決ついて紹介しましたが、今後、他部門の担当者の困りごと&課題解決についても紹介していきたいと思います。
また、今回作成した処理の簡易版をテンプレートとして「おしごと改革らぼ」コミュニティサイトへ掲載しておりますので、是非アクセスしてみてください。

 

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